Betriebsprüfungen werden in nahezu allen Wirtschaftsbereichen und in Unternehmen jeder Größe durchgeführt. Besonders intensiv trifft dies in der Praxis kleine und mittelständische Unternehmen, wie beispielsweise Gastronomiebetriebe, Einzelhandelsbetriebe, Arztpraxen, Bauunternehmen, Betriebe der Landwirtschaft und Glücksspielstätten. Oftmals treten infolge einer Betriebsprüfung unschöne Überraschungen zutage, die zu hohen Nachzahlungen oder sogar der Einleitung eines Steuerstrafverfahrens führen können. Es ist daher ratsam, sich niemals unvorbereitet einer Betriebsprüfung zu stellen.
In diesem Beitrag erklären wir, was eine Betriebsprüfung ist und welche Vorbereitungen für diese getroffen werden können. Daneben beschreiben wir den Ablauf einer Betriebsprüfung, mögliche Stolperfallen und stellen Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, in der wir die wichtigsten Verhaltenstipps kompakt zusammenfassen.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung (auch Außenprüfung genannt) ermitteln die Finanzbehörden steuerlich relevante Sachverhalte. Hierdurch können die Finanzbehörden überprüfen, ob Unternehmen ihren steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommen (§§ 193 ff. AO). Durch eine Betriebsprüfung können ein oder mehrere Steuerarten und Veranlagungszeiträume geprüft werden. Es soll im Ergebnis sichergestellt werden, dass Steuergesetze im Sinne der Steuergerechtigkeit gleichmäßig vollzogen werden.
Betriebsprüfungen sind ein Teil des regulären Besteuerungsverfahrens, sodass grundsätzlich das für die Besteuerung zuständige Finanzamt für Betriebsprüfungen zuständig ist (§§ 17, 195 AO, 5 BpO). Spezielle Arten der Betriebsprüfungen stellen die Lohnsteueraußenprüfung, die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und – in abgeschwächter Form – die Kassennachschau dar. Grundlegende Bestimmungen zur Durchführung von Betriebsprüfungen sind in der Betriebsprüfungsordnung (BpO) geregelt.
Grundsätzlich entscheiden die Finanzbehörden wie häufig diese bei Unternehmen Betriebsprüfungen durchführen. Dabei werden Betrieben in Größenklassen eingeordnet. Die maßgeblichen Kriterien hierfür sind seit dem 01.01.2024 folgender Tabelle zu entnehmen:
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.12.2023, GZ IV A 8 – S 1450/19/10001 :003; DOK 2022/0957811
Quelle: Monatsbericht des Bundesministerium der Finanzen Oktober 2023, Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfungen der Länder 2022
Der Finanzbehörde steht ein Ermessen zu, für welche Zeiträume und für welche Steuerarten sie eine Betriebsprüfung anordnet. Die Durchführung einer Betriebsprüfung ist allerdings nicht mehr möglich, wenn die Festsetzungsfrist für die zu prüfenden Steuern erkennbar abgelaufen ist. Es würde hier der Sinn und Zweck einer Betriebsprüfung verfehlt werden, da keine steuerlichen Änderungen mehr erfolgen könnten.
Regelmäßig liegen den Finanzbehörden nach Auswertung der abgegebenen Steuererklärungen und der aufgeworfenen Prüfhinweise erste Erkenntnisse vor. Diese Erkenntnisse können bereits einen Anlass dafür bilden, dass der Betrieb für eine Betriebsprüfung ausgesucht und der Betriebsprüfungsstelle gemeldet wird. Meist wählt das Finanzamt tatsächlich die zu prüfenden Betriebe auf Grundlage von Anregungen der Veranlagungsstellen oder einer Auswertung von Betriebskarteien aus. Folgende Umstände tragen in der Praxis dazu bei, dass eine Meldung erfolgt:
Oftmals kann anhand eines Vorläufigkeitsvermerks im Einkommensteuerbescheid (Vorbehalt der Nachprüfung – § 164 AO) frühzeitig erkannt werden, dass eine Betriebsprüfung ansteht. Aber auch ohne Vorbehalt der Nachprüfung kann eine Betriebsprüfung durchgeführt werden. Ebenfalls kann der zu prüfende Betrieb zufällig vom Finanzamt ausgewählt werden.
Achtung: Gegen die Prüfungsanordnung kann Einspruch eingelegt und ein Klageverfahren geführt werden. Die Aussicht auf Erfolg ist jedoch als gering einzuschätzen. Selbst wenn man hier obsiegt, kann das Finanzamt in der Regel relativ unproblematisch erneut eine Prüfungsanordnung erlassen, soweit die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dennoch gibt es selbstverständlich eine Vielzahl an Situationen, in denen ein Einspruch gegen die Prüfungsanordnung sinnvoll sein kann – sei es um Zeit zu gewinnen oder aber den Prüfungsgegenstand einzugrenzen.
Die Finanzbehörden entscheiden, für welche Steuern und für welchen Veranlagungszeitraum eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. Es ergeht in der Regel 2 – 4 Wochen vor dem Prüfungstermin die Prüfungsanordnung. Hierin ist der Umfang der Betriebsprüfung aufgeführt. Sie gibt den genauen Rahmen vor, in dem sich die Prüfung bewegen wird. Es werden der Steuerpflichtige, die Steuern (Steuerarten) und die Prüfungszeiträume angegeben.
Der Prüfungstermin kann auf Antrag verlegt werden. Hierzu müssen wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden (z. B. Krankheit des Betroffenen oder seines steuerlichen Beraters). In aller Regel werden mit der Prüfungsanordnung zugleich aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen angefordert, die innerhalb einer bestimmten Frist dem Finanzamt übermittelt werden müssen. Diese Prüfungsanfragen sind verpflichtend vom Steuerpflichtigen vollständig und wahrheitsgemäß zu beantworten, die geforderten Unterlagen sind grundsätzlich vorzulegen. Ein wesentlicher – nahezu immer angefragter Punkt – sind dabei die elektronischen Buchhaltungsdaten in entsprechend aufbereiteter elektronischer Form, namentlich nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPDU).
Gerade bei bargeldintensiven Betrieben werden zudem umfangreiche Kassendaten angefragt und auf Herz und Nieren anhand der GoBD überprüft. Zum Beispiel:
Das Fehlen solcher Daten, die verzögerte Vorlage oder Unstimmigkeiten im Inhalt können das Finanzamt dazu ermächtigen die Buchführung des Steuerpflichtigen ganz oder in Teilen zu verwerfen und eine von der bisherigen Steuerfestsetzung abweichende höhere Steuer zu schätzen.
Eine Begründung, warum die Betriebsprüfung angeordnet wird, muss grundsätzlich nicht erfolgen. Es ist ausreichend, dass die Rechtsgrundlage (§ 193 AO) benannt wird. Der Zeitpunkt der Bekanntgabe der Betriebsprüfung ist bedeutsam und wird schriftlich festgehalten. Nach Zustellung der Prüfungsanordnung ist keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich. Weiter hemmt eine Betriebsprüfung die Verjährung des Steueranspruchs. Meist werden mit der Prüfungsanordnung auch der Beginn der Prüfung, der Prüfungsort und die Prüfer angegeben. Zudem enthält die Prüfungsanordnung den Hinweis, ob eine Prüfung „Vor-Ort“ beim Steuerpflichtigen stattfindet oder ob die Prüfung „an Amtsstelle“ beginnt. Während im ersten Fall der Prüfung in den Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen stattfindet, beginnt die Prüfung in letzterem Fall „am grünen Tisch“ im Finanzamt selbst. Inzwischen ist die Prüfung an Amtsstelle die häufigere Variante.
Achtung: Wenn die Vermutung besteht, dass ein Prüfer zu ungünstigen Feststellungen im Rahmen der Betriebsprüfung gelangt (beispielsweise, weil dieser aus vergangenen Prüfungen bereits bekannt ist), besteht kein Rechtsbehelf diese Person als Prüfer abzulehnen. Auch bei einer Befangenheit des Prüfers könnten diese Einwände nur durch eine Anfechtung des nach der Prüfung ergehenden Steuerbescheids geltend gemacht werden.
Im Falle der Ankündigung einer Betriebsprüfung sollten Sie zunächst Ruhe bewahren. Der Ablauf einer Betriebsprüfung gestaltet sich wie folgt:
Bei einer Prüfung vor Ort:
Bei einer Prüfung an Amtsstelle:
Der Steuerpflichtige ist bei der Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Betroffene müssen Auskünfte erteilen und Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen. Auch digitale Daten können von Seiten der Betriebsprüfer eingesehen werden. Wenn die Unterlagen durch ein Datenverarbeitungssystem erstellt werden, kann die Finanzbehörde auch diese Daten prüfen (z. B. mit der Prüfsoftware IDEA). Hiervon wird auch im Zuge der Modernisierung der Verwaltung oftmals Gebrauch gemacht.
Besonders umfangreiche Mitwirkungspflichten legt der Gesetzgeber dem Steuerpflichtigen dann auf, wenn es sich um Auslandssachverhalte handelt oder auch im Bereich der Besteuerung von Aktivitäten im Zusammenhang mit Kryptowährungen. Das Risiko von Lücken oder offenen Punkten im Rahmen der Prüfung geht hier voll zu Lasten des Steuerpflichtigen. Bei Unvermögen des Steuerpflichtigen diesen Mitwirkungspflichten nachzukommen, drohen hohe Schätzungen bzw. die Nichtanerkennung von Werbungskosten, Betriebsausgaben, Steuerbefreiungen und Verlusten.
Im Rahmen einer Schlussbesprechung wird noch einmal der Sachverhalt aufbereitet und anschließend rechtlich von Seiten der Betriebsprüfer gewürdigt. In der Schlussbesprechung hat der Betroffene die Möglichkeit zu den Feststellungen der Betriebsprüfer Stellung zu nehmen. Ebenso kann auf die Schlussbesprechung verzichtet werden. Dies bietet sich allerdings nur an, wenn die Prüfer keine neuen Feststellungen zu den Veranlagungszeiträumen getroffen haben. Vorrangig soll die Schlussbesprechung genutzt werden, um eine Einigung zu erzielen.
Aber Achtung: Wenn eine Einigung in der Schlussbesprechung gefunden wird, sind die Beteiligten nicht unbedingt hieran gebunden. Nur im Fall einer bindenden Zusage (§ 204 AO) oder einer tatsächlichen Verständigung entfaltet die Absprache eine Bindungswirkung.
Am Ende der Betriebsprüfung ergeht der Betriebsprüfungsbericht samt der voraussichtlichen Änderungsbescheide und zu begleichenden Mehrsteuern.
Betroffene müssen die vom Prüfer angeforderten Teile der Buchführung heraussuchen, vorlegen und – sofern notwendig – erläutern. Neben dem Betroffenen können die Betriebsprüfer auch nachrangig an andere Betriebsangehörige herantreten und Auskünfte bei Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern einholen. Wenn Betroffene ihren Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, können diese entweder mit Zwangsmitteln zur Mitwirkung angehalten werden oder die Finanzbehörde kann die maßgeblichen Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Eine frühzeitige Einbindung eines Rechtsbeistandes hilft Ihnen bereits vor Beginn und während der Betriebsprüfung mögliche Fehler zu erkennen und entsprechend zu korrigieren. Vorab können gemeinsam die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen auf mögliche Prüfschwerpunkte begutachtet werden. Daneben werden folgende Bereiche analysiert:
Gegen die auf Grundlage der Ergebnisse der Betriebsprüfung erlassenen Steuerbescheide kann innerhalb eines Monats nach Erlass Einspruch eingelegt werden und bei einer abschlägigen Einspruchsentscheidung der Klageweg vor dem Finanzgericht beschritten werden.
Die Ergebnisse aus Betriebsprüfungen sind eine der häufigsten Ursachen für die Durchführung eines Steuerstrafverfahrens. Im Rahmen der Durchführung von Betriebsprüfungen können Unregelmäßigkeiten und Anhaltspunkte auf Steuerhinterziehung entdeckt werden. Wenn diese Hinweise sich derart verdichten, dass ein Anfangsverdacht vorliegt, wird ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Die Betriebsprüfung muss sodann sofort unterbrochen werden.
Hinweis: Spätestens an diesem Punkt ist es dringend anzuraten einen Rechtsbeistand mit Expertise und Erfahrungswerten im Bereich Steuerstrafrecht zu beauftragen. Ab jetzt droht nicht nur die Nachzahlung weiterer Mehrsteuern, sondern im Ernstfall sogar eine Freiheitsstrafe wegen Steuerhinterziehung. Zudem besteht die o.g. Mitwirkungspflicht des Beschuldigten nur noch in eingeschränkter Art und Weise. Ab dem Zeitpunkt der Einleitung des Steuerstrafverfahrens sind Zwangsmaßnahmen zur Durchsetzung entsprechender Mitwirkungspflichten nicht mehr zulässig. Faktisch ist damit der Steuerpflichtige nicht mehr verpflichtet die Fragen des Prüfers zu beantworten. Trotzdem kommt es in der Praxis vor, dass Betriebsprüfer unter dem Deckmantel der Prüfung auch nach Auftreten eines Anfangsverdachts weitere Fragen stellen und den Steuerpflichtigen zu für ihn nachteiligen Aussagen verleiten. Es ist damit essentiell, jede Äußerung gegenüber den Finanzbehörden genauestens zu prüfen.
Besonders anfällig für die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens im Zuge einer Betriebsprüfung sind – unter anderem – folgende Sachverhalte:
1. Prüfungsanordnung überprüfen
Sind Steuerpflichtiger, die Steuerarten und die Prüfungszeiträume ausreichend konkret bestimmt?
2. Angemessener Zeitraum zwischen Bekanntgabe und Prüfung
Die Prüfungsanordnung und die Mitteilung des Zeitpunktes, des Orts und der Namen der Prüfer sollen in angemessener Frist vor der Prüfung erfolgen. Als angemessen gilt ein Zeitraum von 2 – 4 Wochen.
3. Terminverschiebung notwendig?
Wenn der angekündigte Termin nicht ermöglicht werden kann (z. B. wegen einer lang geplanten Reise oder einer längeren Erkrankung), sollte rechtzeitig Kontakt mit dem Finanzamt aufgenommen und der Termin verschoben werden.
4. Buchhaltungsunterlagen überprüfen
Die Unterlagen sollten alle vorab durchgesehen werden und auch auf ihre Plausibilität geprüft werden, damit beim Prüfer keine unnötigen Fragen aufkommen. Gegebenenfalls sollte hier Rücksprache mit dem Steuerberater und/oder Steueranwalt genommen werden. Durch eine frühzeitige Klärung von offenen Punkten kann die Prüfung hierdurch zumindest teilweise gesteuert werden.
5. Lesbarkeit von digitalen Daten
Wenn die Daten vorwiegend digital vorliegen, sollte darauf geachtet werden, dass diese auch lesbar und von entsprechenden Softwares (z. B. IDEA) verwertet werden können.
6. Ruhe bewahren zu Beginn der Prüfung
Insbesondere beim Eröffnungsgespräch sollten Sie Ruhe bewahren. Seien Sie freundlich und zuvorkommend, aber behalten Sie private Details (z. B. Urlaubsreisen, Hobbys) für sich. Bei schwierigen Sachverhalten und größerem Umfang sollte die Kommunikation vorwiegend durch den steuerlichen Berater erfolgen.
7. Rücksprache halten
Wenn während der Prüfung der Betriebsprüfer Rückfragen stellt, halten Sie, insbesondere, wenn Sie sich unsicher bei der Beantwortung einer Frage sind, Rücksprache mit Ihrem Rechtsbeistand oder Steuerberater. Das gilt vor allem dann, wenn Sie Gefahr laufen einen strafrechtlich relevanten Sachverhalt zu offenbaren.
8. Kein Verzicht auf die Schlussbesprechung
Die Schlussbesprechung eröffnet Ihnen die Möglichkeit sowohl den Sachverhalt als auch die sich hieraus ergebenden Feststellungen mit dem Prüfer zu erörtern. Gegebenenfalls kann hier eine Einigung erreicht werden.
9. Achten Sie auf die Bindungswirkung der Einigung
Die Einigung ist nur im Rahmen einer Zusage (§ 204 AO) oder einer tatsächlichen Verständigung bindend.
10. Antrag auf frühzeitige Zusendung des Prüfberichts
Es kann sich anbieten einen Antrag auf Zusendung des Prüfberichts vor seiner Aufwertung (d. h. vor dem Erlass entsprechender Änderungsbescheide) zu stellen, um noch Einwendungen vorzutragen (§ 202 AO).
Grundsätzlich sollten die Auswirkungen von Betriebsprüfungen nicht unterschätzt werden. Regelmäßig gelangen Finanzbehörden am Ende einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen, zur Versagung des Ausgabenabzugs oder zur Versagung von Steuerbefreiungen, obwohl dies nicht den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht. Hieraus resultieren hohe Steuernachzahlungen oder im schlimmsten Fall ein Steuerstrafverfahren. Der Betriebsprüfer sucht im Rahmen der Prüfung nach unversteuerten Einnahmen, unberechtigten Ausgaben, unberechtigten Steuerbefreiungen und Rückstellungen. Wenn sich der Betriebsprüfer frühzeitig auf einen entsprechenden Sachverhalt festlegt, findet sich dieser im Prüfbericht wieder. Dieser bildet wiederum regelmäßig die Grundlage für die Feststellungen im Festsetzungsverfahren als auch in einem sich möglicherweise anschließenden Einspruchsverfahren. Es ist daher zwingend notwendig hier frühzeitig zu reagieren und das Ergebnis der Prüfung mitzusteuern. Sprechen Sie uns an!
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