Richtsatzsammlung – Was nach der BFH-Entscheidung gilt

Der BFH hat in seiner Entscheidung vom 18.06.2025 erhebliche Zweifel daran geäußert, ob die Richtsatzsammlung eine taugliche Grundlage für steuerliche Schätzungen ist. Die Entscheidung bezieht sich ausdrücklich auf einen Betriebsvergleich mit anderen Unternehmern (sog. „äußerer Betriebsvergleich“). Derartige Schätzungen, die Gegenstand laufender Verfahren sind, geraten damit erheblich ins Wanken und stehen auf tönernen Füßen. Wir erläutern die Folgen für Unternehmer.

Inhaltsverzeichnis

 

 

 

 

 

 

Der BFH hat in seiner Entscheidung vom 18.06.2025 erhebliche Zweifel daran geäußert, ob die Richtsatzsammlung eine taugliche Grundlage für steuerliche Schätzungen darstellt. Die Entscheidung bezieht sich ausdrücklich auf einen Betriebsvergleich mit anderen Unternehmern (sog. „äußerer Betriebsvergleich“). Derartige Schätzungen, die Gegenstand laufender Verfahren sind, geraten damit erheblich ins Wanken und stehen auf tönernen Füßen. Berater haben große Spielräume, um die Feststellungen der Finanzverwaltung anzuzweifeln. Wichtig ist jedoch die Einschränkung auf den äußeren Betriebsvergleich. Beim äußeren Betriebsvergleich werden die Betriebsdaten anderer Unternehmen als Grundlage für einen Vergleich herangezogen. Dabei ist jedoch nicht nur die Branchenähnlichkeit (also die Gleichartigkeit der Betriebe) erforderlich, sondern auch eine Gleichwertigkeit in Bezug auf Betriebsgröße, Standort, Organisation, Kundenstruktur und weitere relevante Faktoren.

 

Der BFH hat nun in seiner Entscheidung (Az.: X R 19/21) festgestellt, dass gegenwärtig erhebliche Zweifel bestehen, ob die amtliche Richtsatzsammlung in ihrer bisherigen Form eine geeignete Grundlage für einen äußeren Betriebsvergleich darstellt. Die Entscheidung wurde am 25.09.2025 veröffentlicht. Vor diesem Hintergrund gibt es künftig neue Chancen bei der Abwehr von Schätzungen. Steuerpflichtige und ihre Berater müssen verstärkt prüfen, inwieweit individuelle betriebliche Besonderheiten im Rahmen von Schätzungen angemessen berücksichtigt werden.

 

Gleichzeitig eröffnen sich Ansatzpunkte, die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen kritisch zu hinterfragen, rechtlich anzugreifen oder vielleicht sogar in Gänze abzuwehren. Dies betrifft sowohl die Kommunikation mit den Betriebsprüfern als auch die Möglichkeiten im Einspruchs- und gerichtlichen Verfahren. Besondere Aufmerksamkeit erhalten laufende Rechtsbehelfsverfahren, die sich auf Schätzungen anhand der Richtsatzsammlung beziehen. Holen Sie hierzu unbedingt einen fachkundigen Rat ein.

 

Zur weiteren Beschreibung der Hintergründe der Entscheidung des BFH, finden Sie nachfolgend weitere Erläuterungen.

Was ist die Richtsatzsammlung?

Die Richtsatzsammlungen des Bundesministeriums für Finanzen dient der Finanzverwaltung zur Verprobung von Umsätzen und Gewinnen von Gewerbetreibenden und kann daher als Grundlage für eine Schätzung herangezogen werden. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jedes Jahr eine aktualisierte Fassung. In der Richtsatzsammlung werden für zahlreiche Branchen und Wirtschaftszweige (z. B. Bäckereien, Friseure, Gaststätten, Kfz-Werkstätten usw.) durchschnittliche Werte für Roh- und Reingewinne aufgeführt. Diese Richtwerte beruhen auf den Ergebnissen sogenannter Richtsatzprüfungen, die von den Betriebsprüfungsstellen der Landesfinanzverwaltungen vorgenommen werden. Sie umfassen eine beträchtliche Bandbreite an Wirtschaftszweigen.

 

Auszug aus der Richtsatzsammlung für das Jahr 2023 für Gaststätten:

Richtsatzsammlung für Gastronomie

 

Da sich die Kennzahlen auf die Verhältnisse eines Durchschnittsbetriebs beziehen, muss allerdings stets gründlich geprüft werden, ob die Daten der Richtsatzsammlung überhaupt auf den Betrieb des Steuerpflichtigen übertragbar sind.

Wie werden die einzelnen Richtsätze ermittelt?

Die Richtsätze werden auf Basis statistischer Auswertungen ermittelt, die im Zuge von Betriebsprüfungen bei Unternehmen derselben Gewerbeklasse von den Landesfinanzverwaltungen erhoben werden. Aus diesen Datensammlungen leitet das Finanzministerium die Richtsätze ab, die jeweils aus einem unteren, einem oberen und einem mittleren Vergleichswert bestehen.

 

Betriebsprüfer prüft Richtsätze

Warum gibt es Kritik an der Anwendung der Richtsatzsammlung?

Die höchstrichterliche Rechtsprechung hat die Heranziehung der amtlichen Richtsatzsammlung des BMF im Rahmen eines äußeren Betriebsvergleichs bislang als grundsätzlich anerkannte Methode zur Schätzung von Besteuerungsgrundlagen eingestuft.

 

Die Frage der Anwendung von Richtsätzen war Gegenstand eines Revisionsverfahrens, in welchem der BFH zunächst mit Beschluss vom 14.12.2022 – Az.: X R 19/211 das BMF zum Beitritt mit der Frage aufgefordert hat, unter welchen Voraussetzungen eine Schätzung durch einen äußeren Betriebsvergleich zulässig ist. Vorausgegangen war eine Entscheidung des Finanzgerichts Hamburg, welches die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen eines Diskothekenbetreibers allein auf Basis der Richtsatzsammlung als rechtmäßig einstufte (Urteil vom 13.10.2020 – Az.: 2 K 218/18).

 

Der BFH hielt es bereits im Beschluss vom 14.12.2022 – zu Recht – für klärungsbedürftig, welche konkreten Einzeldaten mit welchem Gewicht in die Ermittlung der Richtsätze einfließen, wie deren Repräsentativität gewährleistet wird und ob bestimmte Daten von vornherein ausgeschlossen werden.

 

  • Die Kritik an der Richtsatzsammlung richtete sich vor allem gegen ihre statistische Grundlage. Sie beruhe auf einer unzutreffenden und zu kleinen Grundgesamtheit, da nur ein Bruchteil der in Deutschland existierenden Betriebe in die Auswertung einfließe. Beispielsweise bleiben die Ergebnisse von Außenprüfungen bei sog. Verlustbetrieben unberücksichtigt.

 

  • Zudem seien die Betriebe innerhalb der jeweiligen Gewerbeklassen häufig nicht miteinander vergleichbar; etwa eine Diskothek mit einer Gaststätte. Auch regionale Besonderheiten würden nicht erkennbar berücksichtigt.

 

  • Unklar bleibe auch, aus welchen Quellen die zugrunde gelegten Daten stammen und ob nachträgliche Korrekturen bei erfolgreichen Rechtsbehelfen eingearbeitet werden. Die Auswahl der herangezogenen Außenprüfungen erfolge nicht zufällig, sondern möglicherweise zielgerichtet, wodurch Verzerrungen entstünden.

 

Computer mit Auswertungen

Wie hat der BFH im Jahr 2025 entschieden?

Der BFH führt in seinem Urteil vom 18.6.2025 (Az.: X R 19/21) aus, dass das Finanzgericht nicht überzeugend dargelegt habe, warum ein innerer Betriebsvergleich ausgeschlossen wurde, und plädierte im konkreten Fall des Diskothekenbetreibers für eine Nachkalkulation auf Basis des Wareneinsatzes.

 

Das Finanzgericht habe nicht nachvollziehbar begründet, auf welcher Tatsachengrundlage es überzeugt ist, dass für die Besteuerung des Betriebs des Klägers eine Schätzung anhand der in der amtlichen Richtsatzsammlung des für Gaststätten enthaltenen Werte zulässig sei. Eine Diskothek gehöre zu keiner der in der Richtsatzsammlung ausgewiesenen Gewerbeklassen und lasse sich aufgrund ihrer betriebsbedingten Besonderheiten nicht einfach mit einem Restaurant oder einer Gaststätte gleichsetzen.

 

Zum Thema Richtsatzsammlungen merkte der BFH folgendes an:

 

  • Die Bedenken des Senats resultieren insbesondere aus der fehlenden statistischen Repräsentativität der für die Richtsatzermittlung verwendeten Daten sowie aus dem vorausschauenden Ausschluss bestimmter Betriebsgruppen aus der Grundgesamtheit. Das BMF habe nicht erläutert, wie sichergestellt werde, dass bei der Ermittlung der Richtsätze die Vorgaben einer Zufallsauswahl tatsächlich eingehalten werden. Zudem habe das BMF keine weiteren Angaben zum Auswahlverfahren und insbesondere zur Repräsentativität der verwendeten Daten gemacht. Die Auswahl der Betriebe, deren Kennzahlen in die Richtsatzsammlung einfließen, erfolgt nicht auf Basis einer Zufallsauswahl, sondern würde auf den Vorgaben der Außenprüfung nach §§ 193 ff. AO beruhen.

 

  • Der Senat kritisiert ferner, dass Verlustbetriebe bei der Ermittlung der Richtsätze nicht berücksichtigt werden.

 

  • Der Senat hält es zwar für problematisch, dass Änderungen aus Rechtsbehelfsverfahren bei der Richtsatzermittlung nicht berücksichtigt werden, da dies zu tendenziell überhöhten Werten führen kann. Angesichts des Interesses an einer zeitnahen Veröffentlichung der Richtsätze sei dies jedoch hinnehmbar. Gleichwohl wäre ein pauschaler Abschlag zur Korrektur möglicher Gewinnherabsetzungen in späteren Verfahren sachgerecht.

 

  • Außerdem mangele es sowohl in der Betriebsprüfung als auch in der gerichtlichen Praxis bei Richtsatz-Schätzungen häufig an einer nachvollziehbaren Begründung, insbesondere bei der Auswahl des konkret angewandten Richtsatzes innerhalb der vom BMF für die jeweilige Gewerbeklasse vorgegebenen Spanne.

 

Die Rechtsprechung wird von der Beraterseite selbstredend begrüßt. Die Ausführungen weitet der BFH auch auf andere Vergleichsdatenbanken aus, allerdings müssen die im Einzelfall zu verwenden Datenbank Mindestanforderungen an die Qualität der Datenerfassung erfüllen. Die Gerichte können deshalb gehalten sein, Rückfragen über die Zusammenstellung und Ableitung der anonymisierten Vergleichsdaten zu stellen. Können solche Fragen aus Gründen des Steuergeheimnisses oder aus anderen Gründen nicht beantwortet werden, geht dies zu Lasten des Beweiswertes der Vergleichsdaten.

 

Statistiken

Wann kommt die Richtsatzsammlung zur Anwendung?

Kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, muss sie diese gem. § 162 AO schätzen und hat dabei alle relevanten Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen. Grundsätzlich ist eine Schätzung folglich nur dann zulässig, wenn ein besonderer Schätzungsanlass besteht. Selbst wenn ein solcher Anlass gegeben ist, muss dennoch zunächst versucht werden, den Sachverhalt vollständig und mit der erforderlichen Gewissheit aufzuklären. Reine Schwierigkeiten bei der Sachverhaltsermittlung rechtfertigen keine Schätzung.

 

Die Schätzung stellt eine besondere Form der Sachverhaltsaufklärung im Rahmen der freien Beweiswürdigung dar. Sie unterscheidet sich von der regulären Sachverhaltsaufklärung, die zur vollen Überzeugung der Finanzbehörde oder des Gerichts führen soll, lediglich dadurch, dass sie ein geringeres Maß an Sicherheit erfordert.

 

Die Finanzbehörde ist verpflichtet, den Sachverhalt im zumutbaren Umfang aufzuklären und darf nur dann schätzen, wenn hierfür ein besonderer rechtlicher Anlass besteht. Eine Schätzung ist insbesondere zulässig, wenn der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt. Im Gastronomiebereich, in dem Bareinnahmen typischerweise den Hauptteil der Umsätze ausmachen, richtet die Finanzverwaltung ihr besonderes Augenmerk auf mögliche formelle Unzulänglichkeiten in der Kassenführung.

 

Beispiel: Ein Unternehmer betreibt ein Restaurant und ermittelt seinen Gewinn im Streitjahr 2010 nach § 4 Abs. 3 EStG. Sämtliche Umsätze erzielt er im Bargeschäft. Zur Erfassung seiner Einnahmen verwendet er eine Registrierkasse, die Z-Bons ausdruckt. Diese enthalten jedoch keine Angaben zu Stornierungen oder Retouren, sondern lediglich die verbleibende Differenz der jeweiligen Tageseinnahmen. Zudem wurden die Z-Bons nicht täglich ausgedruckt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung sah das Finanzamt (FA) die Kassenführung daher als formell und materiell mangelhaft an und schätzte die Besteuerungsgrundlagen unter Heranziehung der amtlichen Richtsatzsammlung.

 

Weitere Informationen zur Schätzung, finden Sie in unserem ausführlichen Beitrag zum Thema „Schätzung durch Finanzamt“.

Besteht ein Anspruch des Steuerpflichtigen auf eine andere Schätzungsmethode als die Richtsatzsammlung?

Bei der Auswahl der Schätzungsmethode hat die Finanzbehörde grundsätzlich freie Hand; der Steuerpflichtige kann nicht verlangen, dass eine bestimmte Methode angewendet wird. Die verschiedenen Schätzungsmethoden sind grundsätzlich gleichwertig. Welche Methode im Einzelfall heranzuziehen ist, hängt von den jeweiligen Umständen des Falles ab. Der Steuerpflichtige kann daher grundsätzlich nicht einfordern, mit einer anderen Schätzungsmethode als die der Richtsatzsammlung geschätzt zu werden. Die Schätzung muss allerdings schlüssig, wirtschaftlich nachvollziehbar und vernünftig sein. Dabei sind sämtliche Umstände zu berücksichtigen, die für eine gesetzmäßige Besteuerung von Bedeutung sind – insbesondere auch das Vorbringen des Steuerpflichtigen sowie seine Buchführung, selbst wenn diese wegen Mängeln nicht unmittelbar zugrunde gelegt werden kann.

 

Allerdings hat der BFH in seiner Entscheidung nun klargestellt, dass die bisherige amtliche Richtsatzsammlung in ihrer derzeitigen Form erhebliche Zweifel an der Geeignetheit als Grundlage für einen äußeren Betriebsvergleich aufwirft. Vor diesem Hintergrund kann der Steuerpflichtige in begründeten Fällen sehr wohl auf eine Berücksichtigung der individuellen betrieblichen Besonderheiten bestehen und die Anwendung der Richtsatzsammlung hinterfragen. Dies eröffnet Ansatzpunkte, die Wahl der Schätzungsmethode im Einzelfall kritisch zu prüfen und gegebenenfalls Abweichungen von der pauschalen Richtsatzanwendung geltend zu machen, insbesondere wenn die konkrete Situation des Unternehmens eine andere Methode sachgerechter erscheinen lässt.

 

Prüfer mit der Richtsatzsammlung

Unser Angebot

Bislang galt es, in den entsprechenden Verfahren die betrieblichen Besonderheiten herauszuarbeiten und die fehlende Transparenz hinsichtlich der Richtsatzsammlung in Schlussbesprechungen, Einspruchs- und gerichtlichen Verfahren geltend zu machen. Die Entscheidung des BFH bietet nun die Möglichkeit, in laufenden Verfahren die Unzulänglichkeiten der bisherigen Richtsatzanwendung noch substantiierter zu rügen. Die Entscheidung bietet umfassende Ansatzpunkte für eine erweiterte Argumentation in Einspruchs- und gerichtlichen Verfahren. So kann nun spezifisch darauf hingewiesen werden, dass eine pauschale Anwendung der Richtsätze ohne Berücksichtigung der individuellen betrieblichen Gegebenheiten und ohne ausreichende Offenlegung in den Schlussbesprechungen nicht den verfahrensrechtlichen Anforderungen entspricht. Dies stärkt die Position der Steuerpflichtigen in Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden.

Gleichzeitig ist zu beachten, dass die Rechtsprechung des BFH die Praxis der Finanzverwaltung langfristig beeinflussen dürfte, sodass eine fortlaufende Beobachtung der Umsetzung in Verwaltungsvorschriften und Richtsatzsammlungen angezeigt ist, um zeitnah auf mögliche Änderungen reagieren zu können.

 

Wir entwickeln für Sie maßgeschneiderte Strategien, um eine Schätzung wirksam anzugreifen – sei es im direkten Dialog mit der Betriebsprüfung, durch einen formellen Einspruch oder notfalls durch eine Klage vor dem Finanzgericht. Gerade bei dieser speziellen Entscheidung ist die Einholung von fachkundiger Beratung unumgänglich. Sprechen Sie uns an

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